1. A adatbázis azokat az információkat tartalmazza, amelyeket levéltári forrásokban, múzeumok, anyakönyvi hivatalok dokumentumaiban, történészek, helytörténészek könyveiben és tanulmányaiban található névanyagból állítottunk össze. Az adatokat olyan formában vettük át a levéltári és könyvészeti forrásokból, ahogy ott megjelentek, azok hitelességét nem ellenőriztük, s a nyilvánvaló elírásokat sem javítottuk ki. Ragaszkodtunk a dokumentumban fellelhető névformához, s lehetőség szerint sok esetben a megjegyzés rovatban beírtuk a más forrásokban feltárt adatokat is.
2. Az azonosítás megkönnyítésének érdekében a nevek magyar és szerb változatban is megjelennek, noha a forrásokban többnyire csak a szerb névalak található meg.
3. A születési és a tartózkodási hely megnevezésénél a Vajdaság esetében a Vajdasági magyar hivatalos helységnevek című, a Magyar Nemzeti Tanács által elfogadott dokumentumban rögzített földrajzi névformát használtuk. Abban az esetben, ha ott nem található meg egy-egy helység elnevezésének a magyar megfelelője, az 1907-ben kiadott A Magyar Szent Korona Országainak helységnévtára c. könyvben szereplő névformát vettük alapul.
4. A születési helyek állami hovatartozását illetően a Vajdaság esetében az egyszerűsítés végett mindenhol Szerb Köztársaság szerepel, s ez a kritérium azonos a Bizottság szerb tagozata adatbázisának gyakorlatával. Az állam hivatalos nevének folyamatos változásairól és az elnevezés érvényességi idejéről az alábbi áttekintés tájékoztat.
| Az ország hivatalos nevei és elnevezései | Az ország hivatalos nevei és elnevezései szerbül | A fennállás időtartalma | Megjegyzés |
|---|---|---|---|
| Szerb–Horvát–Szlovén Királyság | Kraljevina Srba, Hrvata i Slovenaca | 1918. december 1. – 1929. október 3. | |
| Jugoszláv Királyság | Kraljevina Jugoslavija | 1929. október 3. – 1941. április 6. | |
| Demokratikus Föderatív Jugoszlávia | Demokratska Federativna Jugoslavija | 1945. augusztus 10. – 1945. november 29. | |
| Jugoszláv Föderatív Népköztársaság | Federativna Narodna Republika Jugoslavija | 1945. november 29. – 1963. április 7. | |
| Jugoszláv Szocialista Szövetségi Köztársaság | Socijalistička Federativna Republika Jugoslavija | 1963. április 7. – 1992. március 27. | Ez az államalakulat 1991 júniusában de facto szétesett Szlovénia és Horvátország kilépésével. |
| Jugoszláv Szövetségi Köztársaság | Savezna Republika Jugoslavija | 1992. április 27. – 2003. február 3. | |
| Szerbia és Montenegró | Srbija i Crna Gora | 2003. február 4. – 2006. május 21. | |
| Szerbia Köztársaság | Republika Srbija | 2006. június 5-én Szerbia deklarálta függetlenségét. | 2008. február 17-én Kosovo tartomány albán vezetése kikiáltotta a tartomány függetlenségét. |
5. Az adatbázisban előfordulnak olyan források is, amelyek azóta már nyomtatásban, könyv vagy szaktanulmány formájában megjelentek. Az idő rövidsége miatt ezeknek a munkáknak az adatállományát utólagosan már nem tüntettük fel az adatbázisban, de azok a Vajdasági Magyar Művelődési Intézet Vajdasági Magyar Digitális Adattárában a Könyvek menüpont alatt megtalálhatók (www.vmmi.org).
6. A levéltári forrásoknál az iratőrző intézmény nevének szerb rövidítését adtuk meg. Az alábbi táblázatban a rövidítések mellett a levéltári intézmények szerb és a magyar hivatalos megnevezése szerepel.
| Szerb nyelvű rövidítés | Az intézmény szerb neve | Az intézmény magyar neve |
|---|---|---|
| AJ | Arhiv Jugoslavije, Beograd | Jugoszlávia Levéltára, Belgrád |
| AS | Arhiv Srbije, Beograd | Szerbia Levéltára |
| IAGB | Istorijski arhiv Beograda, Beograd | Belgrád Város Történelmi Levéltára, Belgrád |
| VA | Vojni arhiv Ministarstva odbrane Republike Srbije, Beograd | A Szerb Köztársaság Védelmi Minisztériumának Katonai Levéltára, Belgrád |
| AV | Arhiv Vojvodine, Novi Sad | Vajdasági Levéltár, Újvidék |
| IABc | Istorijski arhiv, Bela Crkva | Történelmi Levéltár, Fehértemplom |
| IA Srem | Istorijski arhiv „Srem”, Sremska Mitrovica | Szerémség Történelmi Levéltára, Mitrovica |
| IAZr | Istorijski arhiv, Zrenjanin | Történelmi Levéltár, Nagybecskerek |
| IAKi | Istorijski arhiv, Kikinda | Történelmi Levéltár, Nagykikinda |
| IAPa | Istorijski arhiv, Pančevo | Történelmi Levéltár, Pancsova |
| IASu | Istorijski arhiv, Subotica | Történelmi Levéltár, Szabadka |
| IAGNS | Istorijski arhiv grada Novog Sada | Újvidék Város Történelmi Levéltára |
| IASe – IAse-OBe | Istorijski arhiv, Senta | Történelmi Levéltár, Zenta |
| IASo | Istorijski arhiv, Sombor | Történelmi Levéltár, Zombor |
| MU | Muzej Vojvodine, Novi Sad | Vajdasági Múzeum, Újvidék |
7. A visszakereshetőség érdekében a levéltári forrásoknál meghagytuk a szerb jelzetet és az iratképző szerb megnevezést, mivel ilyen formában lehet azokat beazonosítani az említett intézetben.
8. Az erőszakos halál kategória használatával az egységesség érdekében igazodtunk a szerb adatbázis gyakorlatához, ez a megjelölés a bírósági ítélet nélküli likvidálást jelenti.
9. A levelezési rovatban lehetőség nyílik a közzétett adatállomány bővítésére és kiegészítésére, azaz az adatbázisban nem szereplő áldozatok felvételére bejelentés alapján. A bejelentés nem lehet névtelen, mert az adatközlőnek az esetleges dokumentumokat rendelkezésre kell bocsátania, emellett állítása hitelességének bizonyításához szükség van a személyes tanúbizonyságára, valamint új áldozat bejelentése esetén hozzájárulását kell adnia ahhoz, hogy nevét az adatbázisban tanúként tüntessük fel.
